Wanneer is je e-mailbestand compliant?

02 sep 2016

Privacywaarborg | OMGHet versturen van SPAM mails komt helaas nog heel vaak voor. Jammer, want deze mails zijn;

  • nutteloos,
  • niet relevant,
  • en vooral heel erg irritant om te ontvangen.

Daarom is het zo belangrijk om met een compliant e-mailbestand te werken.

Wij krijgen bij OMG/Mailmedia vaak de vraag of ons e-mailbestand compliant is aangezien wij voor onze adverteerders nieuwe leads werven met ons bestand. Deze mensen zijn dus nog niet bekend of zitten niet in het bestand van onze adverteerders. Het korte en snelle antwoord is:

Ja, ons bestand is compliant.

 

 

Maar wat is compliancy?Compliancy | OMG/Mailmedia
Compliancy betekent dat een persoon/organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het gaat over het nakomen van normen en/of het zich ernaar schikken.

Nu wordt de geldende wet- en regelgeving rondom privacy en e-mail  steeds strenger. En moet je dus goed opletten hoe deze regelgeving in elkaar steekt wanneer je aan de slag gaat met e-mailmarketing. Wanneer voldoet je bestand aan de wet?

 

Zorg voor toestemming
De eigenaar van het e-mailadres moet toestemming geven voordat je als commerciële partij ook maar iets met dat adres mag gaan doen.
Houd daarmee rekening met de volgende punten:

Toestemming vragen | Compliancy | OMG

  • Toestemming moet gegeven worden met een actieve handeling (geen vooraf ingevulde vinkjes dus. De consument moet het actief zelf aanvinken).
  • De vraag moet in duidelijke, begrijpelijke en eenvoudige taal gesteld worden.
  • Als organisatie moet je kunnen bewijzen dat de adreseigenaar toestemming heeft gegeven.
  • De adreseigenaar heeft altijd het recht om de toestemming in te trekken (denk aan de afmeldlink. Dit wordt ook wel een opt-out genoemd).

 

Verschil tussen een gewone opt-in en dubbele opt-in
Wanneer iemand toestemming heeft gegeven, wordt hij ook wel een opt-in e-mailadres genoemd. Hier zijn twee vormen van. Een “gewone” opt-in is iemand die alleen het vinkje heeft aangekruist. Een dubbele opt-in is wanneer de toestemminggever een bevestigingsmail heeft ontvangen en via de link in de mail nogmaals zijn inschrijving heeft bevestigd. Deze tweede vorm van opt-in werving wordt het meeste aangeraden omdat het over het algemeen waterdicht is. Zo weet je zeker dat de ontvanger toestemming geeft zodat jij hem kan mailen, en niet iemand anders die zijn adres heeft ingevuld bij aanmelding.

 

Wat draagt nog meer bij aan een compliant bestand?
Het verkrijgen van de opt-in is een verplicht onderdeel van leadwerving en dus essentieel wanneer je een e-maildatabase wil inzetten. Maar wil je je zaken echt goed op orde hebben, dan komt er nog meer bij kijken.

Zorg voor een actueel en actief bestand
Houd je database actueel. Verwerk direct de afmeldingen en spreek een termijn af voor inactieve e-mailadressen. Heeft een e-mail adres een bepaalde tijd, bijvoorbeeld 6 maanden, niets met je mails gedaan? Haal het uit het bestand of overweeg een her-activatiecampagne. Bij OMG/Mailmedia updaten we bijvoorbeeld elke week het bestand en creëren we regelmatig campagnes om inactief bereik weer actief te maken.

Betrek externe partijenCompliancy_ddma
Keurmerken zoals ISO en aansluiting met partijen zoals DDMA zijn er zeker ook voor de verbetering van je compliancy beleid. De DDMA heeft nauwe banden met instanties zoals ACM. Zij houden in de gaten of er partijen zijn die zich niet aan de wetgeving houden. Doen deze partijen dit niet, dan lopen ze risico op hoge boetes. Externe partijen zijn altijd goed voor een frisse blik, zorgen voor nieuwe inzichten en houden je scherp om je bestand compliant te kunnen blijven inzetten. Doe er vooral je voordeel mee!

 

En hoe zit dan met de compliancy bij OMG/Mailmedia?
De e-mailadressen die OMG/Mailmedia inzet om campagnes van adverteerders te versturen zijn van onze partners. Zij zijn bestandseigenaren van adressenbestanden. Deze bestanden moeten zowel compliant zijn voor het ontvangen van de standaard nieuwsbrief als voor het ontvangen van commerciële mailings van externe partijen (verzonden door OMG/Mailmedia).

Hierover heeft OMG/Mailmedia uiteraard goede afspraken gemaakt. We zijn altijd op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en helpen graag bij het compliant krijgen en houden van bestanden die ingezet worden.

Een juiste aanmeldprocedure is dus cruciaal voor OMG/Mailmedia. Wij hebben daarom een standaard opt-in tekst geformuleerd die wij aan al onze partners adviseren:

Compliancy | Toestemming vragen | OMGJa, ik ontvang graag relevante aanbiedingen en voordelen per e-mail die mij gestuurd worden uit naam van [partnernaam], (gem. 2 p/mnd – bijv. automotive, retail, opleidingen, financiële dienstverlening, kranten en tijdschriften).

 

De bovenstaande opt-in noemen wij ook wel een opt-in 3. Dit is een extra vinkje bij de aanmelding. Hiermee geeft de adreseigenaar dus aan dat hij ook toestemming geeft voor derde partijen om hem commerciële mailings te sturen.

Zoals je leest, komt er genoeg bij kijken bij het realiseren van een compliant e-mailbestand. Bekijk vooral goed of alle opt-ins goed geregeld zijn en vraag naar bewijs. Er zijn genoeg partijen die hun compliancy beleid niet goed hebben ingericht. Dit is voor de juiste inzet van e-mailmarketing juist dit essentieel.

Wil je meer weten over ons e-mailbestand? Neem dan contact met ons op!